Voor een ondernemende organisatie binnen de duurzame energiesector zoeken wij een parttime Executive Assistant die structuur brengt, vooruitdenkt en overzicht creëert in een dynamische omgeving. Je ondersteunt de Founder die meerdere rollen en entiteiten aanstuurt. Daardoor kijk je verder dan één bedrijf: je overziet het geheel, bewaakt routing en processen en zorgt dat documenten en besluitvorming via de juiste weg lopen.
Je bent sterk in prioriteren, schakelt makkelijk tussen verschillende zaken en voelt feilloos aan waar aandacht voor nodig is. In deze rol ben jij degene die rust en ritme brengt in een inhoudelijk gedreven organisatie waar projecten continu in beweging zijn.
Hier staat het volgende tegenover:
- Bruto salaris vanaf € 5.500,- per maand (o.b.v. 40 uur), afhankelijk van ervaring;
- 8% vakantiegeld, pensioenbijdrage en een 13e maand;
- Reiskostenvergoeding o.b.v. openbaar vervoer of € 0,23 per kilometer;
- Onkostenvergoeding ter hoogte van €100,- netto per maand;
- 30 vakantiedagen bij fulltime dienstverband;
- Een sleutelpositie binnen een ondernemende en groeiende organisatie in de duurzame energiesector.
Als parttime Executive Assistant zorg je ervoor dat de Founder en het kernteam zo effectief mogelijk kunnen werken. Jij bent het centrale coördinatiepunt en houdt overzicht over meerdere entiteiten, dossiers en besluitvormingsprocessen. Je pakt zelfstandig op, bewaakt doorlooptijden en zorgt dat informatie volledig en tijdig beschikbaar is.
Jouw taken omvatten o.a.:
Executive support
- Proactief agenda- en prioriteitenmanagement;
- Stukken koppelen aan afspraken, zodat voorbereiding vlot en volledig verloopt;
- Inboxbeheer en opvolging van acties;
- Organiseren van afspraken, reizen en logistieke planning;
- Contact met interne en externe stakeholders;
- Afstemmen tussen werk- en privéagenda waar dit praktisch samenkomt (incidenteel, discreet).
Governance & structuur
- Voorbereiden van project- en bestuursvergaderingen (agenda’s, stukken, besluiten, verslaglegging);
- Bewaken van deadlines en actiepunten over meerdere entiteiten;
- Beheer en routing van contracten, besluiten, volmachten en juridische documentatie;
- Organiseren en bewaken van corporate housekeeping (KvK, statuten, procuratie, UBO/KYC);
- Controleren of documenten het juiste proces hebben doorlopen;
- Opzetten en onderhouden van documentmanagement (SharePoint/Teams).
Team & ritme
- Het identificeren en bewaken van teamritme en eventuele vaste kantoordagen;
- Organiseren van bijeenkomsten en jaarafsluitingen;
- Aanspreekpunt op kantoor: je brengt rust, overzicht en structuur.
De organisatie:
Je komt terecht in een groeiende, inhoudelijk gedreven organisatie die zich richt op duurzame energieprojecten. Er wordt gewerkt met meerdere entiteiten en partners, vanuit een nuchtere en professionele cultuur. De focus ligt op kwaliteit, lange termijnontwikkeling en samenwerking. Een omgeving waar verantwoordelijkheid nemen vanzelfsprekend is en waar nooit stilstand is.
